Ledger lines

Ledger lines

Wat zijn de Ledger Lines?
De Ledger Lines is een overzicht in Excel van alle inkomsten en kosten die per bestelling van toepassing zijn voor je evenement(en).
Het is dus eigenlijk de datafile van de facturen, waarin het mogelijk is om in detail gegevens op te zoeken, na te rekenen en dergelijke. De Ledger Lines worden met iedere factuur meegestuurd, maar kunnen ook in het backoffice worden gedownload bij het totaaloverzicht per evenement (via deze link). 

Doel
De Ledger Lines worden (vooral) gebruikt om een totaaloverzicht te krijgen van alle kosten en inkomsten per factuur / evenement. Dit kan zijn om een goed overzicht te krijgen van de extra inkomsten of als controle voor de boekhouding.

Voorbeelden
Via de Excel file, in bijlage onderaan dit artikel, zijn enkele voorbeelden te bekijken van hoe de Ledger Lines eruit zien.
  1. Op het eerste tabblad vind je een legende van alle items die je mogelijk kan terugvinden in de Ledger Lines, hier kan je dus eventueel ter referentie iets opzoeken.
  2. Op het tweede tabblad zie je een voorbeeld van een fan die een ticket koopt ter waarde van 47,99 EUR met daarbij 5 EUR fee, waar dan kosten van See Tickets worden ingehouden.
  3. Op de volgende tabbladen kan je eveneens enkele voorbeelden zien, als de fans bijvoorbeeld gebruik maken van een kortingscode, er een terugbetaling wordt uitgevoerd of als een fan in meerdere keren betaald voor de bestelling.
Notes
Bij ieder tabblad staat er een korte beschrijving van de items, die je dus ook steeds kunt opzoeken in de legende.
Hoe kun je de Ledger Lines gemakkelijk bekijken?
Via deze link is in de backoffice een overzicht te vinden van alle facturen. Daar kan je ofwel per factuur, of onderaan per evenement de grootboekregels downloaden. Nadat je dit bestand hebt geopend, kun je deze stappen volgen om dit overzichtelijk te maken:
  1. Klik linksboven boven rij A en voor kolom 1. 
  2. Ga bovenaan naar “Invoegen” en selecteer “Draaitabel”. 
  3. Klik OK
Voor een overzicht van 1 specifiek evenement raden we deze selectie aan:
  1. Rijen: “Group” en “Description”
  2. Waarden: “Sub_total”
Hiermee krijg je per groep (service fees, ticket revenue, …) zowel een totaal te zien van alles, als een opdeling per type (o.a. per product bijvoorbeeld).
Idea
Heb je meerdere evenementen? Dan kun je bij de Kolommen of de Filter ook de event_id toevoegen.